Številka: 07141-11/2023/4
Datum: 3. 7. 2023
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) po državni nadzornici za varstvo osebnih podatkov na podlagi 2. in 8. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (v nadaljevanju: ZInfP), 2. točke prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: ZVOP‑2), 55. člena in (f) točke prvega odstavka 57. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; v nadaljevanju: Splošna uredba) v postopku, ki ga vodi na podlagi zahteve: … (v nadaljevanju: prijavitelj), z dne 27. 3. 2023 (v nadaljevanju: prijava) za nadzor zakonitosti obdelave njegovih osebnih podatkov, ki jo izvaja: … (v nadaljevanju: nadzorovani upravljavec), izdaja naslednji
SKLEP
1. Vloga prijavitelja z dne 27. 3. 2023 se v delu, ki se nanaša postopkovne nepravilnosti obravnave zahtevkov posameznika v okviru dopisov, naslovljenih na nadzorovanega upravljavca, zavrže.
2. V tem postopku organu posebni stroški niso nastali, vsaka stranka pa krije svoje stroške postopka.
in naslednjo
ODLOČBO
1. Ugotovi se, da nadzorovani upravljavec v trenutku vložitve prijave prijavitelja z dne 27. 3. 2023:
a. z zavrnitvijo prijaviteljeve zahteve za izbris osebnih podatkov z dne 25. 2. 2023 ni kršil 17. člena Splošne uredbe in
b. z obdelavo osebnih podatkov prijavitelja v okviru uradnega zaznamka ugotovitev št. 33008-54/2022/88 z dne 9. 12. 2023 in v okviru dopisa št. 33008‑54/2022/98 z dne 12. 1. 2023 ni kršil 6. člena Splošne uredbe.
2. Nadzorovanemu upravljavcu se ne odredijo ukrepi glede obdelave osebnih podatkov, ki se nanašajo na prijavitelja.
3. Prijavitelju se ne določijo omejitve glede pregledovanja spisa zadeve, ki se vodi pod št. 07141‑11/2023.
4. V tem postopku organu posebni stroški niso nastali, vsaka stranka pa krije svoje stroške postopka.
Obrazložitev
I. Pristojnost IP
1. Poslovanje državnih organov, kot dela državne uprave, s strankami ureja Zakon o državni upravi (v nadaljevanju: ZDU‑1) in na njegovi podlagi izdana Uredba o upravnem poslovanju (v nadaljevanju: UUP)[4]. UUP v prvem odstavku 17. člena določa, da organ odgovori na vse dopise, iz katerih je mogoče razbrati pričakovanje odgovora organa in identiteto pošiljatelja, razen če se vsebina dopisa nanaša na postopek, ki se še vodi pri organu, če je dopis šikanozen ali če je organ pošiljatelju na bistveno podobno vprašanje že odgovoril. Na podlagi 73. člena ZDU‑1 nadzorstvo nad izvajanjem predpisov o upravnem poslovanju v upravnih organih (kamor sodijo tudi ministrstva), opravlja Ministrstvo za javno upravo oziroma v njegovem okviru upravni inšpektorji Inšpektorata za javni sektor. Upravna inšpekcija je za nadzor nad izvajanjem UUP pristojna tudi na podlagi 116. člena UUP. Upoštevajoč predstavljen pravni okvir je odgovarjanje na dopise, vključno z presojo vsebine zahtev strank in morebitne šikanoznosti dopisov, v pristojnosti organa, na katerega je dopis naslovljen, nadzor nad izvajanjem UUP pa v pristojnosti Upravne inšpekcije. Glede na navedeno presoja postopkovne pravilnosti obravnave zahtevkov prijavitelja v okviru dopisov naslovljenih na nadzorovanega upravljavca in presoja pravilnosti ugotovitev nadzorovanega upravljavca glede obstoja razlogov za neodgovor na dopise prijavitelja ni v pristojnosti IP. Upoštevajoč navedeno je IP prijaviteljevo vlogo v tem delu zaradi nepristojnosti zavrgel (1. točka izreka), in sicer na podlagi četrtega odstavka 65. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP), ki določa, da organ s sklepom zavrže vlogo zaradi nepristojnosti, če ni pristojen za njen sprejem.
II. Dosedanji potek postopka in relevantne navedbe
2. IP je postopek nadzora zoper nadzorovanega upravljavca uvedel na podlagi zahteve za nadzor zakonitosti obdelave osebnih podatkov, ki jo je prijavitelj vložil zoper odločbo št. 33008-54/2022/110 z dne 23. 3. 2023 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero je nadzorovani upravljavec zavrnil njegovo zahtevo za izbris podatkov z dne 25. 2. 2023. Iz prijave prijavitelja izhaja, da je ta nadzorovanemu upravljavcu dne 25. 2. 2023 po pošti poslal vlogo (v nadaljevanju: zahteva prijavitelja), s katero je med drugim zahteval izbris podatkov, ki so po njegovem mnenju nastali v nasprotju s predpisi o varstvu osebnih podatkov. Nadalje iz prijaviteljevih navedb izhaja, da je v vlogi z dne 14. 3 2023 (v nadaljevanju: odgovor na poziv nadzorovanega upravljavca) nadzorovanemu upravljavcu pojasnil, da želi izbris trditev javne uslužbenke … v dopisu št. 33008‑54/2022/98 z dne 12. 1. 2023 (v nadaljevanju: sporni dopis) glede ustrahovanja in diskreditiranja javnih uslužbencev ter poskusa uklonitve nadzorovanega upravljavca z namenom dosega uspeha v svoji upravni zadevi (v nadaljevanju: sporne trditve). Prijavitelj je v prijavi navedel, da sporne trditve nimajo nobene povezave z neodgovarjanjem na vprašanja, za katera je zaprošal s svojimi vlogami, naslovljenimi na nadzorovanega upravljavca, zaradi česar meni, da je obdelava njegovih osebnih podatkov v povezavi s spornimi trditvami v nasprotju z namenom obdelave. Iz navedb prijavitelja nadalje izhaja, da želi tudi izbris vsebin (ugotovitev) v uradnem zaznamku št. 33008-54/2022/88 z dne 9. 12. 2023 (v nadaljevanju: sporni UZ) o njegovem ustrahovanju ter prepoved uporabe (v nadaljevanju: sporne ugotovitve). Prijavitelj je IP predlagal izbris spornih ugotovitev iz spornega UZ, izbris spornih trditev iz spornega dopisa, prepoved uporabe spornega UZ in spornega dopisa v pravnem prometu, izrek opozorila javnim uslužbencem, da pri vodenju postopkov obravnavajo dejanske zahtevke strank in opozorilo javnim uslužbencem nadzorovanega upravljavca, da njegovi dopisi ne morejo pomeniti ustrahovanja in diskreditiranja.
3. IP je relevantna dejstva v tej zadevi ugotovil na podlagi dokazov, ki jih je prijavitelj priložil prijavi, in sicer vloge prijavitelja nadzorovanemu upravljavcu z dne 21. 1. 2023, vloge prijavitelja nadzorovanemu upravljavcu z dne 25. 2. 2023, izpodbijane odločbe in odgovora prijavitelja na poziv nadzorovanega upravljavca z dne 14. 3. 2023.
4. Prijavitelju in nadzorovanemu upravljavcu so bile v dopisu št. 07141‑11/2023/2 z dne 11. 5. 2023 v skladu z drugim odstavkom 32. člena in drugim odstavkom 33. člena ZVOP‑2 z predstavljene ugotovitve, bistvene za odločitev v predmetni zadevi, obenem pa sta bila pozvana, da se v roku 10 dni od vročitve dopisa o njih izjavita. Prijavitelj se do predstavljenih ugotovitev v postopku ni opredelil, nadzorovani upravljavec pa je v vlogi z dne 19. 5. 2023 navedel, da se z ugotovitvami strinja in dodatnih navedb ne podaja.
III. Navedba določb predpisov, na katere se opira odločba
5. V skladu s prvim odstavkom 4. člena Splošne uredbe osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.
6. Obdelava osebnih podatkov je upoštevajoč določbo prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če je podana vsaj ena izmed pravnih podlag, predvidenih točkah (a) do (f) navedenega člena. Na podlagi (e) točke prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe je tako obdelava zakonita, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu, pri tem pa je v skladu s tretjim odstavkom 6. člena Splošne uredbe podlaga za obdelavo iz (e) točke lahko določena bodisi s pravom Unije, bodisi s pravom države članice, ki velja za upravljavca, pri čemer se namen obdelave določi v tej pravni podlagi. Na podlagi drugega odstavka 6. člena ZVOP‑2 je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju v primeru iz (e) točke prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon.
7. ZDU‑1 v šestem odstavku 74.a člena določa, da organi državne uprave, organi lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, pri izvrševanju upravnih nalog vodijo elektronske evidence dokumentarnega gradiva s svojega delovnega področja. V elektronske evidence dokumentarnega gradiva se z namenom opravljanja upravnih nalog evidentira osebno ime oziroma firma subjekta dokumentarnega gradiva, naslov njegovega prebivališča oziroma sedež in morebitni elektronski naslov. Osebni podatki se iz evidence izbrišejo ob uničenju dokumentov ali ob njihovem izločanju, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo. V elektronskih evidencah dokumentarnega gradiva se evidentirajo tudi dokumenti v elektronski obliki oziroma fizični dokumenti, ki so pretvorjeni v elektronsko obliko.
8. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima na podlagi (d) točke prvega odstavka 17. člena Splošne uredbe pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, če so bili osebni podatki obdelani nezakonito. Vendar pa pravica do izbrisa ni absolutna. V skladu s (b) točko tretjega odstavka 17. člena Splošne uredbe se namreč prvi odstavke 17 člena ne uporablja, če je obdelava potrebna za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi prava Unije ali prava države članice, ki velja za upravljavca ((c) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), ali za izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila dodeljena upravljavcu ((e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe).
IV. Ugotovljeno dejansko stanje in razlogi, ki narekujejo ugotovitev neobstoja zatrjevanih kršitev
9. IP je v obravnavani zadevi ugotovil, da je prijavitelj pri nadzorovanemu upravljavcu vložil vlogo z dne 25. 2. 2023, s katero je med drugim zahteval izbris podatkov, ki so po njegovem mnenju nastali v nasprotju s predpisi o varstvu osebnih podatkov, in sicer ugotovitev v uradnem zaznamku št. 33008-54/2022/88 z dne 9. 12. 2023 (v nadaljevanju: sporni UZ) o ustrahovanju in šikaniranju javnih uslužbencev ter poskusa uklonitve nadzorovanega upravljavca z namenom dosega uspeha v svoji upravni zadevi, kar je razvidno iz odgovora prijavitelja na poziv nadzorovanega upravljavca z dne 14. 3. 2023, in trditve javne uslužbenke … v dopisu št. 33008‑54/2022/98 z dne 12. 1. 2023, in sicer »…najbrž želite z ustrahovanjem in diskreditiranjem javnih uslužbencev ukloniti …, zato da bi dosegli uspeh v svoji upravni zadevi.« Navedene sporne ugotovitve in sporne trditve v konkretni zadevi, ki jo je nadzorovani upravljavec vodil pod št. 33008‑54/2022, brez dvoma predstavljajo osebne podatke prijavitelja, saj nadzorovani upravljavec v povezavi s spornimi ugotovitvami in spornimi trditvami med drugim obdeluje tudi osebno ime in naslov stalnega prebivališča prijavitelja, na podlagi katerih se da prijavitelja neposredno določiti.
10. V zvezi z navedbami prijavitelja o odsotnosti pravne podlage in obdelavi v nasprotju z namenom je IP ugotovil, da so sporne ugotovitve in sporne trditve nastale v okviru postopka obravnave dopisov in pripomb, ki jih je prijavitelj naslovil na nadzorovanega upravljavca. Obravnavo pripomb strank ter odgovarjanje na prejete dopise s strani organov državne uprave ureja UUP v 14. do 17. členu. V prvem odstavku 17. člena UUP izrecno predvideva tudi ugotavljanje morebitne šikanoznosti dopisa, kot razloga za neodgovor na konkretni dopis. UUP nadalje v prvem odstavku 35. člena določa, da se delo organov dokumentira z ustreznim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo pozneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb. Pri tem izvrševanje UUP (vključno z obveznostjo odgovarjanja na dopise posameznikov in presojo morebitne šikanoznosti dopisov, ki ju določa prvi odstavek 17. člena UUP ter obveznostjo dokumentiranja presoje v okviru uradnega zaznamka, ki jo določa prvi odstavek 35. člena UUP) predstavlja opravljanje upravnih nalog, med katere v skladu s prvim odstavkom 9. člena ZDU‑1 sodi tudi izvrševanje podzakonskih predpisov, kot je UUP.
11. Glede na navedeno IP ugotavlja, da je nadzorovani upravljavec v izpodbijani odločbi kot pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov prijavitelja (vključno z obdelavo spornih ugotovitev in spornih trditev) v konkretni zadevi, ki jo je nadzorovani upravljavec vodil pod št. 33008‑54/2022, navedel ustrezno pravno podlago, in sicer (e) točko prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi z drugim odstavkom 6. člena ZVOP‑2 in šestim odstavkom 74.a člena ZDU‑1. Slednji namreč predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov subjekta dokumentarnega gradiva, in sicer tako osebnega imena in naslova prebivališča, kakor tudi samih dokumentov (vključno s podatki, ki so v njih vsebovani), za namen opravljanja upravnih nalog. Posledično nadzorovani upravljavec v obravnavani zadevi z obdelavo osebnih podatkov prijavitelja v okviru uradnega zaznamka ugotovitev št. 33008-54/2022/88 z dne 9. 12. 2023 in v okviru dopisa št. 33008‑54/2022/98 z dne 12. 1. 2023 ni kršil 6. člena Splošne uredbe.
12. Ker obdelava osebnih podatkov prijavitelja v obravnavani zadevi temelji na (e) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, IP ugotavlja, da nadzorovani upravljavec tudi z zavrnitvijo prijaviteljeve zahteve za izbris osebnih podatkov z dne 25. 2. 2023 ni kršil 17. člena Splošne uredbe, saj prijavitelj ni upravičen do izbrisa njegovih osebnih podatkov (tj. spornih trditev in spornih ugotovitev).
13. Na podlagi vsega navedenega IP ugotavlja, da zatrjevane kršitve pri obdelavi osebnih podatkov prijavitelja s strani nadzorovanega upravljavca v okviru uradnega zaznamka št. 33008-54/2022/88 z dne 9. 12. 2023 in v okviru dopisa št. 33008‑54/2022/98 z dne 12. 1. 2023, v trenutku vložitve prijave z dne 27. 3. 2023 niso obstajale, zaradi česar je s predmetno odločbo odločil kot izhaja iz 1. točke izreka odločbe.
14. Ker je IP ugotovil, da nadzorovani upravljavec v obravnavani zadevi ni kršil 6. člena in 17. člena Splošne uredbe, mu tudi ni odredil ukrepov glede obdelave osebnih podatkov, ki se nanašajo na prijavitelja.
15. Na podlagi 3. točke prvega odstavka 34. člena ZVOP‑2 odločba v postopku nadzora po določbah tega oddelka poleg sestavin, ki jih določa zakon, ki ureja splošni upravni postopek, vsebuje tudi dovoljen obseg pregleda spisa zadeve za prijavitelja s posebnim položajem. IP je upoštevaje določbi 15. in 18. člena ZVOP‑2 odločil, da se prijavitelju ne določijo omejitve glede pregledovanja spisa predmetne zadeve.
V. Stroški
16. Po prvem in tretjem odstavku 118. člena ZUP organ v odločbi in sklepu, s katerim se postopek konča, odloči o stroških postopka, kdo trpi stroške postopka, koliko znašajo ter komu in v katerem roku jih je treba plačati. V tem nadzornem postopku organu posebni stroški niso nastali, na podlagi drugega odstavka 30. člena ZVOP‑2 v zvezi s četrtim odstavkom 114. člena ZUP pa vsaka stranka v tem postopku krije svoje stroške, kar izhaja iz 2. točke izreka sklepa in 4. točke izreka odločbe.
17. Ta sklep in odločba sta takse prosta na podlagi člena 57(3) Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 3. člena Zakona o upravnih taksah (v nadaljevanju: ZUT).
VI. POUK O PRAVNEM SREDSTVU:
Zoper ta sklep in odločbo ni pritožbe, dopustno pa je sprožiti upravni spor. Upravni spor se sproži z vložitvijo tožbe pri Upravnem sodišču, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožbo je treba vložiti v tridesetih (30) dneh od vročitve tega sklepa in odločbe. Tožba se vloži neposredno pisno pri navedenem sodišču ali se mu pošlje po pošti. Šteje se, da je bila tožba vložena pri sodišču tisti dan, ko je bila priporočeno oddana na pošto Tožbi je treba poleg izvirnika, prepisa ali kopije tega sklepa in odločbe priložiti tudi po en prepis ali kopijo tožbe in prilog za toženca, če je kdo prizadet z odločbo, pa tudi zanj.
…,
državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov
Poslati:
1. prijavitelju - osebno po ZUP;
2. nadzorovanemu upravljavcu - osebno po ZUP.
[1] Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07.
[2] Uradni list RS, št. 163/22.
[3] Uradni list RS, št. 113/05 – UPB4, 89/07 ‑ odl. US, 126/07 – ZUP‑E, 48/09, 8/10 – ZUP‑G, 8/12 – ZVRS‑F, 21/12, 47/13, 12/14, 90/14, 51/16, 36/21, 82/21, 189/21, 153/22 in 18/23.
[4] Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21, 68/22, 822 in 135/22.
[5] Uradni list RS, št. 24/06 – UPB2, 105/06 ‑ ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 ‑ ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb.
[6] Uradni list RS, št. 106/10 – UPB5, 14/15 ‑ ZUUJFO, 84/15 – ZZelP‑J, 32/16, 30/18 ‑ ZKZaš in 189/20 – ZFRO.
