Številka: 07102-2/2023/5
Datum: 16. 5. 2023
Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), na podlagi prvega odstavka 12. člena v zvezi s 15. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), na podlagi 13. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2) in na podlagi prvega odstavka 207. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07– ZUP-E, 65/08 – ZUP-F, 8/10 – ZUP-G in 82/13 – ZUP-H, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju ZUP) o zahtevi prosilke: ….., v zadevi seznanitve z lastnimi osebnimi podatki izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Zahtevi prosilke, z dne 5. 5. 2023 se ugodi ter se prosilki posreduje informacija o uporabnikih osebnih podatkov v zvezi s plačilom za delo pri …. iz šolskih let 2016/2017 do 2019/2020, ki se nanašajo na prosilko ter se v obliki tabelaričnih prikazov nahajajo v prilogi vhodnega dokumenta št. …. (datum prejema s strani IP 22. 3. 2021), ki se pri IP vodi v okviru pritožbene zadeve po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ):
- edini uporabnik prosilkinih osebnih podatkov je bil državni organ - Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana;
- drugih uporabnikov prosilkinih osebnih podatkov ni bilo, ker ti osebni podatki niso bili posredovani nikomur drugemu, nikomur pa tudi ni bila omogočena seznanitev na kakšen drug način;
- uporabniki, ki jim bodo v prihodnosti razkriti prosilkini osebni podatki niso znani, potencialni zunanji uporabniki pa so le tisti, ki bi za seznanitev oziroma za pridobitev osebnih podatkov imeli izrecno zakonsko podlago.
2. Posebni stroški organu v tem postopku niso nastali.
O b r a z l o ž i t e v:
I.
Prosilka je pri IP prvič vložila vlogo dne 17. 3. 2023. Ta se je vodila v okviru zadeve št. ….. Prosilka je bila zaprošena za dopolnitev vloge. Vloga je bila dopolnjena dne 6. 4. 2023. Iz dopolnitve je izhajalo, da se želi prosilka – na podlagi 15. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov – pri IP seznaniti z informacijami o uporabnikih njenih osebnih podatkov v zvezi z »odločbo IP št. …., z dne 17. 5. 2021«. Prosilka je pojasnila, da »je IP v tej odločbi omogočil določenim osebam dostop do tabel za tri šolska leta«. Po mnenju prosilke v tej odločbi ni bilo odločeno, da se njeni osebni podatki reproducirajo mimo pravil za ravnanje z občutljivimi osebnimi podatki. Na podlagi dopolnitve vloge je bila dne 11. 4. 2023 pri IP odprta nova zadeva pod št. …. – zahteva posameznika po 15. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.
IP je dne 24. 4. 2023 na podlagi 67. člena ZUP in 11. ter 12. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov prosilko pozval za dopolnitev, ker njenih osebnih podatkov ni bilo moč najti ter posledično tudi ne informacij o zunanjih uporabnikih osebnih podatkov. Tako je IP prosilko zaprosil, da mu posreduje:
1. drugo oziroma pravo številko zadeve, odločbe ali sklepa IP, v zvezi s katerim jo zanimajo informacije o zunanjih uporabnikih;
2. pojasnilo, zakaj naj bi prejela osebne podatke oziroma v zvezi s katerim postopkom pri IP;
3. pojasnila, za katere njene osebne podatke naj bi šlo (npr. identifikacijski podatki, statusni podatki, podatki o zaposlitvi, premoženju, ekonomskem ali zdravstvenem stanju, vrsta dokumentov, vsebina dokumentov, področje, vrsta postopka, upravljavci) ali gre le za podatke o plačilu za delo pri delodajalcu ….;
4. morebitne druge identifikacijske podatke (poleg osebnega imena in naslova), ki bi lahko pripomogli k iskanju zaprošenih osebnih podatkov v dokumentarnem gradivu IP ter uporabnikov;
5. pojasnilo, ali jo zanimajo notranji uporabniki (zaposleni pri IP) ali zunanji uporabniki (druge fizične ali pravne osebe izven IP).
Na podlagi tega poziva se je IP tudi prepričal o identiteti prosilke, saj je bila njena zahteva poslana po navadni e-pošti brez varnega elektronskega podpisa in brez navedbe varnega elektronskega predala za vročanje. Prosilka se je na poziv odzvala pravočasno dne 5. 5. 2023. Pri tem je navedla:
1. dodatno številko zadeve oziroma dokumenta, in sicer ….,
2. da ji vzrok zahteve IP po posredovanju njenih podatkov ni znan,
3. da gre za, po različnih postavkah prikazane podatke o plačilu za delo pri delodajalcu ….,
4. da ne pozna drugih podatkov, ki bi pomagali pri iskanju podatkov,
5. da jo zanima, katere fizične ali pravne osebe izven IP so prejele njene podatke, saj ni prav, da te podatke druge osebe fotokopirajo in nenadzorovano razpošiljajo tretjim osebam v obliki anonimnih sporočil.
IP v tej upravni zadevi nastopa kot upravljavec v smislu 12. in 15. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in s tem kot prvostopenjski organ v smislu ZUP in 13. člena ZVOP-2.
II.
Splošna uredba o varstvu podatkov v (c) točki prvega odstavka 15. člena določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in informacije o uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah.
Posameznik je na tej pravni podlagi upravičen do informacije o zunanjih uporabnikih, ni pa upravičen do seznanitve z informacijami o konkretnih notranjih uporabnikih. Ne glede na navedeno IP pojasnjuje, da je bila v prosilkinem primeru notranji uporabnik le uradna oseba IP, ki je vodila pritožbeni postopek po ZDIJZ št. …..
IP ugotavlja, da je prosilka upravičena do pridobitve informacije o uporabnikih njenih osebnih podatkov, ker so za to izpolnjeni materialnopravni pogoji iz (c) točke prvega odstavka 15. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, saj so izpolnjeni tudi pogoji za osnovno pravico do seznanitve s temi osebnimi podatki iz prvega odstavka 15. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Podatki o prejemkih, osebnem imenu, EMŠO, DŠ, funkciji, opravljenih urah itd. v posamičnih vrsticah tabel se namreč nanašajo na prosilko, nahajajo pa se na dokumentu oziroma izpisu iz računalniško vodene zbirke osebnih podatkov in ki jih izvorno vodi …. kot tipičen upravljavec osebnih podatkov zaposlenih, torej v vlogi delodajalca, hkrati pa je upravljavec tega dokumenta tudi IP kot pritožbeni organ po ZDIJZ.
III.
IP je v prvi fazi izvèdel notranjo poizvedbo v informatiziranem sistemu dokumentarnega gradiva (LotusNotes SPIS) tako v aktivni kot v stalni zbirki, in sicer v zadevah iz naslednjih področij dela IP:
- pritožbene zadeve po Splošni uredbi o varstvu podatkov, ZVOP-2 in ZVOPOKD,
- pritožbene zadeve po ZDIJZ,
- inšpekcijski postopki,
- prekrškovni postopki,
- svetovanje,
- seznanitev z lastnimi OP pri IP,
- dostop do informacij javnega značaja pri IP in
- razno/nepristojni.
Na podlagi omenjenega pregleda dokumentarnega gradiva v informatizirani zbirki dokumentarnega gradiva je bilo ugotovljeno, da se prosilkini osebni podatki – osebno ime, relevantni datumi oziroma obdobja, izplačila za delo po različnih kategorijah, EMŠO, davčna številka, funkcija, število opravljenih ur in podobno – v obliki tabel nahajajo izključno v prilogi vhodnega dokumenta št. …., ki se vodi v okviru pritožbene zadeve po ZDIJZ. Gre za dokument, ki ga je IP na podlagi poziva prejel od …. dne 22. 3. 2021 za potrebe reševanja pritožbe po ZDIJZ. Tabelarično prikazani podatki so bili namreč predmet zahteve določenega prosilca po ZDIJZ. IP temu prosilcu ni posredoval predmetnih podatkov, temveč je le odločil o (delni) upravičenosti do pridobitve teh podatkov, kar je potem morala na podlagi odločbe IP št. …. realizirati neposredno …..
IP je natančno proučil vse dokumente v zadevi št. …. in pri tem ugotovil, da nikjer ni zabeležene informacije o posredovanju katerihkoli prosilkinih osebnih podatkov ali celotnega dokumenta št. …. kateremukoli zunanjemu uporabniku. Izjema je le odgovor na tožbo št. …., z dne 15. 7. 2023, ki ga je IP poslal Upravnemu sodišču RS zaradi vožene tožbe v upravnem sporu. Temu odgovoru so bili obvezno priloženi vsi dokumenti v pritožbeni zadevi, vključno s celotnim dokumentom št. …..
Tudi sicer je treba upoštevati, da obravnavani dokument št. …. ni izhodni dokument (torej dokument, ki bi ga IP poslal zunanji osebi) temveč vhodni dokument (torej dokument, ki ga je IP prejel od ….). Ta dokument v času po prejemu 22. 3. 2021 ni bil posredovan ali drugače razkrit nikomur. Po tem datumu so kot izhodni dokumenti v sistemu evidentirani pozivi, razni odgovori oziroma pojasnila različnim subjektom, odločba IP ter odgovor na tožbo, in sicer na datume 30. 3. 2021, 7. 4. 2021, 16. 4. 2021, 17. 5. 2021, 15. 7. 2021, 2. 2. 2023, 10. 3. 2023, 16. 3. 2023, 31. 3. 2023 in 31. 3. 2023. Vendar ti dokumenti niso vsebovali kakršnihkoli prosilkinih osebnih podatkov. V upravni zadevi tudi ni zapisov iz katerih bi izhajalo, da se je s prosilkinimi osebnimi podatki kdorkoli zakonito ali nezakonito seznanil na kakšen drug način, na primer z vpogledom v fizični spis ali z vpogledom v informacijski sistem.
Da drugih uporabnikov kot Upravno sodišče RS ni bilo, izhaja tudi iz dokumenta v predmetni pritožbeni zadevi IP št. …., z dne 31. 3. 2023, v katerem je uradna oseba IP prvostopenjskemu organu …. pojasnila, da »v spis zadeve IP št. …. do danes ni bilo nobenih vpogledov s strani prosilca ali kogar koli drugega. Dokumenti tega spisa pa so bili posredovani samo na Upravno sodišče Republike Slovenije zaradi reševanja upravnega spora v zadevi št. ….«.
Ta odločba je v skladu z določbami Zakona o upravnih taksah (ZUT) in 12. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov ter prvim odstavkom 17. člena ZVOP-2 oproščena plačila upravne takse, pristojbine ali drugih stroškov. Posebni stroški organu v tem postopku niso nastali.
Pouk o pravnem sredstvu:
Ta odločba je dokončna. Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopustna tožba v upravnem sporu, ki se vloži v 30 dneh po prejemu te odločbe na Upravno sodišče v Ljubljani, Fajfarjeva 33, Ljubljana, pisno neposredno pri navedenem sodišču ali priporočeno po pošti ali ustno na zapisnik. Če je tožba poslana priporočeno po pošti, se šteje, da je prispela pravočasno, če je bila oddana na pošto zadnji dan roka za vložitev tožbe. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži najmanj v treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali kopiji ter plačati sodno takso.
Postopek vodil: ….
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
