Številka: 07101-7/2023/6
Datum: 31. 7. 2023
Informacijski pooblaščenec po nadzorni osebi (v nadaljevanju: IP; nadzorni organ), na podlagi 77. člena v zvezi s 15. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), na podlagi 34. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2) o pritožbi prijavitelja: … (v nadaljevanj: prijavitelj) z dne 12. 4. 2023, zoper domnevni molk upravljavca: … (v nadaljevanju: upravljavec), v zadevi dostopa do osebnih podatkov, izdaja naslednjo
O D L O Č B O:
1. Ugotovi se, da upravljavec glede zahteve prijavitelja za dostop do fotokopij pisanj, ki jih je naslovil na upravljavca, ni kršil 15. člena Splošne uredbe.
2. Upravljavcu se ne odredijo ukrepi v smislu 2. točke prvega odstavka 34. člena ZVOP-2.
3. Prijavitelju se ne določijo omejitve glede pregledovanja spisa zadeve, ki se vodi pod št. 07101-7/2023.
4. Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Prijavitelj in upravljavec sama nosita svoje stroške postopka.
O b r a z l o ž i t e v:
Prijavitelj je v več vlogah od upravljavca zahteval fotokopijo vlog, ki jih je pošiljal upravljavcu. Navedene zahteve za dokumentacijo so bile del prijaviteljevih vlog, v katerih je upravljavca seznanjal z nepravilnostmi, ki jih je zaznaval v času prestajanja kazni zapora, in naj bi sodile v delovno področje ….
Z dopisom z dne 12. 4. 2023 se je prijavitelj obrnil na IP in prosil za ukrepanje pri upravljavcu, njegova prošnja pa naj bi bila vezana na dopis, ki naj bi ga poslal IP-ju v vednost dne 1. 3. 2023. Navedel je, da se mu neprestano dogaja, da so mu njegove vloge odtujene, zato je upravljavca že večkrat pisno zaprosil, da mu posreduje fotokopije njegovih pisanj, naslovljenih na …. Prijavitelj je izrazil prepričanje, da je upravljavec v molku, glede njegovih podanih prijav pa od začetka leta 2022 tudi še ni ukrepal. Prijavitelj je izpostavil, da naj bi se upravljavec posebej izogibal posredovati njegovo prijavo iz začetka leta 2022 ali decembra 2021, povezano z odtujevanjem dokumentacije (korespondence, njegovih zapiskov itd.) iz zapora, kjer prestaja kazen. Na to prijavo je sicer po besedah prijavitelja čez 14 dni prejel odgovor upravljavca, ampak mu tudi tega odgovora nočejo posredovati, ker mu je bil prav tako odtujen. V letih 2022/2023 je večkrat po ZUP in po telefonu skušal dobiti želene fotokopije, vendar neuspešno, zato zaproša IP za pomoč. Prijavitelj je konkretno navedel, da je prejel odgovor upravljavca št. …, v katerem upravljavec navaja, da je prijavitelj nanj v letih 2022-23 naslovil šest dopisov, kar pa po mnenju prijavitelja ni niti polovica dopisov, ki jih je poslal upravljavcu. Prijavitelj je prepričan, da gre pri izginjanju dokumentacije in zavračanju posredovanja dopisov za organizirano početje in prosi IP za pomoč.
IP je upravljavcu poslal poziv zaradi molka št. 07101-7/2023/2 z dne 17. 4. 2023, s katerim je upravljavca pozval, da v roku 15 dni pisno odloči o zahtevi prijavitelja, če tega še storil, ter o tem IP ustrezno obvesti.
Upravljavec je IP-ju odgovoril z dopisom z dne 19. 4. 2023, v katerem je v vednost posredoval dopis prijavitelju št. …. V tem dopisu je upravljavec sicer pojasnil, da je prijavitelj svojo željo po dokumentaciji izražal v vlogah, v katerih je upravljavca seznanjal z nepravilnostmi, ki jih je zaznaval v času prestajanja kazni zapora. Upravljavec je navedel, da so bile prijavitelju fotokopije vlog, za katere je zaprosil, poslane v okviru obravnavane zadeve na podlagi vložene pobude. Zapisal je, da mu je vso dokumentacijo poslal skupaj z odgovorom št. …3 v Zavod za prestajanje kazni zapora …, in sicer mu je posredoval fotokopije vseh pisanj, ki jih je prijavitelj poslal upravljavcu v letu 2022 in 2023. Pismo je prijavitelj prejel 16. 3. 2023, kar je razvidno iz podpisane povratnice. Upravljavec je še dodal, da od sredine marca 2023 ni prejel nobene pisne vloge prijavitelja. Upravljavec pa je dodal, da v nobenem zaprosilu prijavitelj ni zahteval, da se mu zaprošena dokumentacija posreduje v okviru dostopa do osebnih podatkov, zato upravljavec (do zdaj) ni pisno odločal v skladu z določbami Splošne uredbe in ZVOP-2. Upravljavec je zaključil, da če prijavitelj meni, da mu ni v celoti ugodil, mu to lahko sporoči, da bo upravljavec dodatno preveril.
IP je z dopisom št. 07101-7/2023/4 z dne 8. 5. 2023 prijavitelja prosil za opredelitev v zadevi. Nadzorni organ je prijavitelju poslal ugotovitev pred izdajo odločbe, da upravljavec izkazuje, da je izpolnil svoje obveznosti po 12. in 15. členu Splošne uredbe in v celoti ugodil prijaviteljevim zahtevam. IP je zaradi tega zapisal, da bo zaključil postopek zaradi molka upravljavca, če prijavitelj v roku desetih dni ne navede dejstev in dokazov o tem, da je upravljavec v molku kljub trditvam, da mu je posredoval vse zahtevane podatke.
IP je dne 14. 7. 2023 preveril, ali je prijavitelj poslal kakršno koli pisanje z dne 1. 3. 2023, na kar se sklicuje v svoji vlogi z dne 12. 4. 2023. Z uradnim zaznamkom št. 07101-7/2023/5 je bilo ugotovljeno, da prijavitelj na ta dan ali po tem dnevu na IP ni poslal (oziroma IP vsaj ni prejel) nobenega pisanja, razen nato vloge z dne 12. 4. 2023, ki jo je IP prejel 17. 4. 2023. Obstoj takšne vloge je IP preveril tako v poštno-dokumentacijskem sistemu IP kot tudi v fizični obliki v mapah s pošiljkami, poslanimi v vednost. Nobene vloge prijavitelja po 1. 3. 2023 ni bilo, razen vloge z dne 12. 4. 2023.
Ker je IP ocenil, da je dejansko stanje dovolj razčiščeno, ni izvedel drugih procesnih dejanj.
1. Postopek odločanja v nadzornem postopku
IP je v predmetnem nadzornem postopku postopal po določbah 30. do 35. člena ZVOP-2 (postopek na podlagi vloge prijavitelja s posebnim položajem). Za ta postopek je med drugim značilno, da IP postopa v skladu s preiskovalnimi in ureditvenimi pooblastili iz 58. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in 28. ter 29. člena ZVOP-2 ter v skladu s splošnimi pravili Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZUP).
Prvi odstavek 30. člena novega ZVOP-2 določa, da lahko posameznik, ki meni, da obdelava njegovih osebnih podatkov s strani upravljavca ali obdelovalca krši določbe Splošne uredbe, tega zakona ali drugih zakonov, ki urejajo obdelavo ali varstvo osebnih podatkov, ali krši določbe s temi zakoni povezanih podzakonskih predpisov ali splošnih aktov za izvrševanje javnih pooblastil (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj s posebnim položajem), pri nadzornem organu vloži zahtevo v skladu z zakonom, ki ureja splošni upravni postopek, s katero zahteva nadzor zakonitosti obdelave svojih osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu: prijava), lahko pa v njej predlaga tudi potrebno ukrepanje v skladu s prejšnjim členom v primeru ugotovljenih kršitev, tako da se doseže vzpostavitev zakonitega stanja. Drugi odstavek istega člena ZVOP-2 določa, da vsaka stranka krije svoje stroške postopka.
IP kot nadzorni organ po izvedenem postopku nadzora skladno s prvim odstavkom 34. člena izda odločbo, ki poleg sestavin, ki jih določa zakon, ki ureja splošni upravni postopek, vsebuje:
1. ugotovitev o obstoju ali neobstoju zatrjevane kršitve obdelave osebnih podatkov prijavitelja s posebnim položajem v trenutku vložitve prijave;
2. ukrepe, odrejene upravljavcu ali obdelovalcu glede obdelave osebnih podatkov, ki se nanašajo na prijavitelja s posebnim položajem, in rok za njihovo izvedbo;
3. dovoljen obseg pregleda spisa zadeve za prijavitelja s posebnim položajem.
2. Splošno o pravici posameznika do dostopa do lastnih osebnih podatkov
Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je temeljna človekova pravica, določena v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami), ki predpisuje, da se ima vsakdo pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj. Ta pravica posameznika je konkretizirana v prvem odstavku 15. člena Splošne uredbe, ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter določene konkretne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.
V konkretnem primeru je prijavitelj zahteval posredovanje fotokopij lastnih pisanj, ki jih je sicer v večini šteti za njegove lastne osebne podatke, po naravi stvari pa ni nujno, da gre v celoti za osebne podatke prijavitelja. Pojem osebnih podatkov je namreč opredeljen v prvem odstavku 4. člena Splošne uredbe, kar je treba upoštevati tudi pri obsegu izvrševanja pravice do dostopa do osebnih podatkov iz 15. člena Splošne uredbe. Pravice do dostopa do osebnih podatkov tako ne smemo zamešati s pravico do pregledovanja in prepisovanja spisov, torej dostopa do dokumentov zadeve. Pravico do pregledovanja in prepisovanja spisov ureja procesna zakonodaja, v določenih primerih tudi področna zakonodaja, ki lahko ureja omejitve obsega pregledovanja spisa.
V konkretnem primeru sicer težav z opredelitvijo osebnih podatkov v smislu obsega izvrševanja pravice do dostopa do osebnih podatkov ni bilo, kajti IP je ugotovil, da je upravljavec prijavitelju posredoval vse zahtevane dokumente za zahtevano obdobje 2022-23, kar vključuje tudi osebne podatke prijavitelja iz teh dokumentov, in sicer z dopisom, ki je bil prijavitelju vročen 16. 3. 2023.
IP prijavitelja vseeno v bodoče napotuje na ustrezno opredelitev svojega zahtevka, in sicer, da kadar želi dostop do osebnih podatkov (kar lahko v nadzornem postopku nato nadzira IP), to v svojem zahtevku izrecno navede.
3. Presoja utemeljenosti pritožbe v konkretnem primeru
3.1. Vprašanje kršitve varstva osebnih podatkov
IP je ugotovil, da upravljavec ni kršil 15. člena Splošne uredbe, in sicer iz naslednjih razlogov, ki jih je IP štel za relevantne:
- upravljavec je verodostojno, koherentno, prepričljivo in brez spreminjanja izjav izkazal, da je prijavitelju poslal vse njegove vloge skupaj z odgovorom št. …3 v Zavod za prestajanje kazni zapora …, in sicer mu je posredoval fotokopije vseh pisanj, ki jih je prijavitelj poslal upravljavcu v letu 2022 in 2023;
- pismo je prijavitelj prejel 16. 3. 2023, kar je upravljavec izjavil, da je razvidno iz podpisane povratnice. Prijavitelj prejema pisma upravljavca ni zanikal, dejal pa je, da so mu bile listine odtujene;
- prijavitelj sicer trdi, da mu prejete listine v zaporu redno izginjajo in mu jih nekdo odtujuje, vendar s temi izjavami ni uspel dokazati, da mu listin upravljavec ni poslal. IP ugotavlja, da gre vsekakor za določeno težavo pri pošiljanju in prejemanju pošiljk, kajti že sam prijavitelj naj bi se obrnil na … glede odtujevanja pošiljk, poleg tega pa je v vlogi IP-ju z dne 12. 4. 2023 trdil, da je poslal vlogo IP-ju z dne 1. 3. 2023, ki je IP ni prejel. IP ne bo sodil o razlogih za takšno situacijo, saj za to ni pristojen, ni pa ga prepričal argument prijavitelja (ob primerjavi z izjavami upravljavca), da naj mu upravljavec ne bi poslal zahtevanih dokumentov;
- upravljavec je v svojem dopisu prijavitelju še dodal, da od sredine marca 2023 ni prejel nobene pisne vloge prijavitelja, kar izkazuje, da je upravljavec poslal prijavitelju dokumente za obdobje od 2022-23, preveril pa je, do katerega datuma razpolaga z dokumenti, ki so predmet prijaviteljeve zahteve. Navedeno kaže na skrbnost upravljavca pri preverjanju lastnega dokumentacijskega sistema in ne na morebitno skrivanje dokumentacije;
- v postopku IP ni zaznal nobenih razlogov na strani upravljavca, da slednji ne bi želel posredovati zahtevanih podatkov prijavitelju; še več, prijaviteljevo vlogo je obravnaval širše kot zgolj zahtevo za dostop do osebnih podatkov (glede na to, da je prijavitelj svoje prošnje za posredovanje dokumentacije podal v vlogah za naznanitev zaznanih kršitev v zaporu, kjer prestaja kazen, bi bila obravnava zgolj v smislu izvrševanja pravice do dostopa do osebnih podatkov vsekakor ožja). Upravljavec pa je v dopisu prijavitelju z dne 19. 4. 2023 navedel, da do sedaj ni odločal kot o zahtevi za dostop do osebnih podatkov, kar nakazuje na to, da je nato o izvrševanju pravice do dostopa do osebnih podatkov razmislil in o njej odločil v smislu, da je prijavitelju sporočil, da mu je vse podatke že posredoval;
- upravljavec je prijavitelja povabil, naj mu sporoči, če meni, da njegovi pravici ni bilo zadoščeno, prijavitelj pa nato ni javil ugovora proti upravljavcu (na izrecen poziv tudi IP);
- prijavitelj se na poziv IP, naj mu sporoči, če se ne strinja z navedbami upravljavca, da mu je posredoval vse predmetne vloge, ni odzval ne do postavljenega roka (10 dni od vročitve poziva IP), ne do dne izdaje te odločbe. To pomeni, da ni podal ne trditev ne dokazov v smeri izpodbijanja navedb upravljavca, čeprav je bil s strani IP izrecno pozvan, da če vztraja pri molku, naj slednje tudi navede.
Glede na vse navedeno je IP ugotovil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe, in sicer, da upravljavec glede zahteve prijavitelja za dostop dokumentov, ki vsebujejo njegove osebne podatke, ni kršil 15. člena Splošne uredbe.
3.2. Izrek morebitnih ukrepov za odpravo kršitev
Ker IP ni zaznal kršitve 15. člena Splošne uredbe, tudi ni odredil ukrepov proti upravljavcu, s katerimi bi odpravil (neobstoječo) kršitev varstva osebnih podatkov, kar izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.
3.3. Dovoljen obseg pregleda spisa zadeve
Točka 3. prvega odstavka 34. člena ZVOP-2 določa, da odločba v postopku nadzora po določbah tega oddelka vsebuje tudi dovoljen obseg pregleda spisa zadeve za prijavitelja s posebnim položajem.
IP ugotavlja, da ni nikakršnih razlogov za omejitev dovoljenega obsega spisa zadeve, zato je s 3. točko izreka te odločbe odločil, da se prijavitelju ne določijo omejitve glede pregledovanja spisa zadeve, ki se vodi pod št. 07101-7/2023.
3.4. Stroški postopka
Posebni stroški v tem nadzornem postopku niso nastali (4. točka izreka odločbe). Prijavitelj in upravljavec nosita svoje stroške, ki so jima morebiti nastali zaradi postopka (drugi odstavek 30. člena ZVOP-2).
Ta odločba je v skladu z določbami Zakona o upravnih taksah (ZUT) oproščena plačila upravne takse.
Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopustna tožba, ki se vloži v 30 dneh po prejemu te odločbe na Upravno sodišče v Ljubljani, Fajfarjeva 33, Ljubljana, pisno neposredno pri navedenem sodišču ali priporočeno po pošti ali ustno na zapisnik. Če je tožba poslana priporočeno po pošti, se šteje, da je prispela pravočasno, če je bila oddana na pošto zadnji dan roka za vložitev tožbe. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži najmanj v treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu ter plačati sodno takso.
…
državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov
Vročiti:
- … (osebna vročitev po ZUP);
- … (osebna vročitev po ZUP).
