Številka: 0610-401/2021/15
Datum: 13. 9. 2022
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) po …izdaja na podlagi 2. in 8. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005, 51/2007–ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP), 54. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, 177/2020; v nadaljevanju: ZVOP-1), člena 57 in 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 29. in 32. člena Zakona o inšpekcijskem nadzoru (Uradni list RS, št. 43/2007-UPB1, 40/2014; v nadaljevanju: ZIN), v zadevi inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb ZVOP-1 in Splošne uredbe zoper …(v nadaljevanju: zavezanec), po uradni dolžnosti naslednjo
ODLOČBO
I. Zavezanec…, mora zaradi ugotovljenih nepravilnosti v zvezi z izvajanjem določb Splošne uredbe in ZVOP-1 sprejeti in objaviti vse informacije iz prvega in drugega odstavka člena 13 Splošne uredbe, ki morajo biti posameznikom predstavljene pred začetkom snemanja seje Občinskega sveta.
II. Ukrepe iz I. točke izreka te odločbe mora zavezanec izvršiti v roku 10 dni od vročitve te odločbe.
III. O odpravi ugotovljenih nepravilnosti in izvršitvi ukrepov mora zavezanec v treh dneh po odpravi nepravilnosti pisno obvestiti državno nadzornico in predložiti dokaze o odpravi nepravilnosti.
IV. Organu v tem postopku posebni stroški niso nastali, zavezanec pa sam trpi svoje stroške inšpekcijskega postopka.
O b r a z l o ž i t e v
Državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov je odločitev, ki je navedena v izreku te odločbe sprejela na podlagi ugotovitev iz inšpekcijskega postopka. Državna nadzornica je dne 6. 1. 2022 zavezanca pisno pozvala, da pojasni, na kakšni pravni podlagi snema seje občinskega sveta; na kakšni pravni podlagi sliko prenaša javnosti in na kakšen način; kako je posameznike, ki jih snema obvestil o tem, da bo seja snemana in predvajana javnosti (preko katerih medijev vse se vrši prenos) ter da posreduje dokaze za to; kaj je namen snemanja in predvajanja sej; kdo izvaja snemanje in na kakšen način; kdo so odgovorne osebe ali osebe, ki lahko kot pooblaščene osebe dostopajo do posnetkov; da pojasni rok hrambe posnetkov, kje se hranijo in ob tem pojasni namen, zaradi katerega hrani posamezni posnetek; ali vodi sledljivost vpogledov in posredovanj osebnih podatkov, ki jih obdeluje kot posnetke ter da posreduje dokaze o tem, in sicer za obdobje od 1.9.2021 do dne 6. 1. 2022 ter da posreduje morebitna dodatna pojasnila in dokumentacijo, ki bi pripomogla k razjasnitvi okoliščin in dejanskega stanja glede snemanja in prenosa sej občinskega sveta.
IP je dne 18. 1. 2022 prejel zelo kratke in nepopolne odgovore zavezanca. Iz vsebine 1. točke odgovorov namreč izhaja, da zavezanec seje občinskega sveta zvočno snema na podlagi …
Kot prilogo pa je zavezanec posredoval obrazec-Privolitev za obdelavo osebnih podatkov, iz katere ni razvidno, v kaj posameznik, ki posreduje svoje osebne podatke, privoli (snemanje sej občinskega sveta) in s katerimi informacijami glede na določbe člena 13 Splošne uredbe, je bil ob tem seznanjen.
Zaradi ugotovljenih nepravilnosti je državna nadzornica dne 24. 1. 2022 zavezanca pisno seznanila z ugotovljenimi nepravilnostmi ter ga pozvala, da se lahko izjavi o predstavljenih mu ugotovitvah. Iz odgovora zavezanca med drugim izhaja, da ima za snemanje sej z namenom priprave zapisnika zakoniti interes, kar je utemeljil s tem, da gre za nujnost popolnih in verodostojnih informacij za pripravo zapisnika seje organa v obliki javne listine, ki se lahko zagotovijo le z zvočnim snemanjem seje ter da gre za možnosti preverjanja točnosti zapisov v zapisniku (pred njegovo potrditvijo), da se odpravi dvom o nepopolnem ali napačnem zapisu navedb posameznih govorcev in sklepov občinskega sveta (ki so vplivali na sprejem pravno zavezujočih sklepov). Navedel je še, da je rok hrambe posnetkov določen v posredovani vsebini Poslovnika, ki še ni v veljavi.
Ker iz odgovora zavezanca ni izhajala vsebina informacij, o katerih bi glede na določbe člena Splošne uredbe seznanil posameznike, je državna nadzornica pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov ustno opozorila na dolžnost izvršitve navedenih dolžnosti. Iz odgovora zavezanca z dne 30. 6. 2022, ki ga je podal po opozorilu državne nadzornice izhaja vsebina predloga za spremembo Poslovnika, cit.: …
V istem dopisu je zavezanec IP seznanil s tem, da navedena sprememba Poslovnika na zadnji seji Občinskega sveta ni bila obravnavana zaradi predloga ene od svetniških skupin za umik točke o glasovanju o spremembah Poslovnika. Po pregledu spletne strani zavezanca, kjer naj bi bile objavljene informacije za posameznike se ugotovi, da vsebine informacij za zbirko o posnetkih sej občinskega sveta ni med objavami.
***
V predmetnem postopku je nedvomno ugotovljeno in dokazano, da zavezanec zvočno snema seje Občinskega sveta in da posameznikom ne zagotavlja informacij iz člena 13 Splošne uredbe.
Zaradi ugotovitev je IP kot že navedeno, dne 24. 1. 2022 zavezanca pisno seznanil z ugotovitvami in mu dal pravico, da se lahko izjavi o ugotovitvah IP.
Glede na prejeto vsebino odgovora zavezanca in veljavno vsebino …Poslovnika se ugotovi, da bi v obravnavanih okoliščinah lahko bila pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, do katere prihaja zaradi snemanja sej občinskega sveta zakoniti interes po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 (Splošna uredba v drugem odstavku določa, da države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil Splošne uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) prvega odstavka 6. člena Splošne Uredbe), ki določa, da se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. O slednjem je treba presojati za vsako snemanje posebej.
V primeru snemanja sej občinskega sveta morajo biti posamezniki predhodno seznanjeni z vsemi informacijami iz prvega in drugega odstavka člena 13 Splošne uredbe, med katerimi je potrebno posameznika seznaniti s tem, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen pisanja zapisnika, namen posredovanja posnetka medijem ali za namen objave na svetovnem spletu), na kakšni pravni podlagi se bodo osebni podatki obdelovali, koliko časa se bodo shranjevali itd.
Po ZVOP-1 je pri obdelavi osebnih podatkov vedno treba upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz 3. člena (enako ureja načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), ki med drugim zahteva, da so osebni podatki, ki se obdelujejo, po obsegu primerni glede na namene obdelave.
Ob upoštevanju navedenega, IP poudarja, da je snemanje in morebitna objava posnetkov sej občinskega sveta dopustna, če ima zavezanec za takšno obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago ter je najkasneje pred začetkom snemanja posameznikom podal vse ključne informacije o obdelavi osebnih podatkov, ki jih pridobi z snemanjem sej (člen 13 Splošne uredbe).
Člen 13 Splošne uredbe določa, da je v primeru, kadar se osebni podatki v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, pridobijo od tega posameznika, upravljavec zadevnemu posamezniku takrat, ko pridobi osebne podatke, zavezan zagotoviti vse naslednje informacije, cit.:
»(a) identiteto in kontaktne podatke upravljavca in njegovega predstavnika, kadar ta obstaja;
(b) kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov, kadar ta obstaja;
(c) namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo;
(d) kadar obdelava temelji na točki (f) člena 6(1), zakonite interese, za uveljavljanje katerih si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
(e) uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo;
(f) kadar je ustrezno, dejstvo, da upravljavec namerava prenesti osebne podatke v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, ter obstoj ali neobstoj sklepa Komisije o ustreznosti ali v primeru prenosov iz člena 46 ali 47 ali drugega pododstavka člena 49(1) sklic na ustrezne ali primerne zaščitne ukrepe in sredstva za pridobitev njihove kopije ali kje so na voljo.
2. Poleg informacij iz odstavka 1 upravljavec takrat, ko pridobi osebne podatke posamezniku, na katerega se ti nanašajo, zagotovi naslednje dodatne informacije, ki so potrebne za zagotovitev poštene in pregledne obdelave:
(a) obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
(b) obstoj pravice, da se od upravljavca zahtevajo dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov;
(c) kadar obdelava temelji na točki (a) člena 6(1) ali točki (a) člena 9(2), obstoj pravice, da se lahko privolitev kadar koli prekliče, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica;
(d) pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;
(e) ali je zagotovitev osebnih podatkov statutarna ali pogodbena obveznost ali pa obveznost, ki je potrebna za sklenitev pogodbe, ter ali mora posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če se taki podatki ne zagotovijo, in
(f) obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4), ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
3. Kadar namerava upravljavec nadalje obdelovati osebne podatke za namen, ki ni namen, za katerega so bili osebni podatki zbrani, upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, pred tako nadaljnjo obdelavo podatkov zagotovi informacije o tem drugem namenu in vse nadaljnje relevantne informacije iz odstavka 2. 4. Odstavki 1, 2 in 3 se ne uporabljajo, kadar in kolikor posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, že ima informacije.«
Upravljavec mora informacije iz člena 13 Splošne uredbe skladno s prvim odstavkom člena 12 Splošne uredbe posameznikom zagotoviti v jedrnati, pregledni, razumljivi in lahko dostopni obliki ter v jasnem in preprostem jeziku.
Zavezanec je po prejemu pisne seznanitve IP pojasnil, da so zanj ustrezne informacije, ki jih je posredoval posameznikom s tem, da je to, da se seje zvočno snemajo določil v Poslovniku; da so te informacije dostopne vsakemu in da se vsem članom Občinskega sveta na začetku mandata Poslovnik tudi fizično izroči.
Glede ustreznosti pravne podlage pa je kot že navedeno pojasnil, da je pripravil spremembe vsebine poslovnika, ki naj bi jih obravnaval na naslednji seji. Opredelitev pravne podlage je pojasnil s tem, da cit.: …
***
V zvezi s tem je bilo v izvedenem inšpekcijskem postopku ugotovljeno, da zavezanec kljub prejemu pisne seznanitve IP z ugotovitvami in predstavljenih korakov za ustrezno ureditev zakonitosti obdelave osebnih podatkov, do katere prihaja zaradi snemanja sej, ni zagotovil vseh informacij iz prvega in drugega odstavka člena 13 Splošne uredbe in da je v odgovorih opredelil pravno podlago ter zagotovil spremenjeno vsebino za spremembo Poslovnika, vendar je državno nadzornico dne 30. 6. 2022 seznanil s tem, da je bila točka, na kateri bi sprejeli potrebne spremembe Poslovnika, dne 29. 6. 2022 umaknjena iz dnevnega reda seje na predlog nekaterih svetnikov in da do jeseni sej Občinskega sveta ne bo več.
***
Glede na obrazloženo je bilo zavezancu na podlagi 1. točke prvega odstavka 54. člena ZVOP-1 in (d) točke drugega odstavka 58. člena Splošne uredbe potrebno odrediti sprejem ukrepov za odpravo ugotovljenih nepravilnosti na način, kot je določeno v I. točki izreka te odločbe.
Odredbe za odpravo ugotovljenih nepravilnosti temeljijo na ugotovitvah v postopku inšpekcijskega nadzora.
Na podlagi 5. odstavka 29. člena ZIN mora zavezanec o odpravljeni nepravilnosti, v roku tri dni po izvršitvi ukrepa iz te odločbe obvestiti državno nadzornico za varstvo osebnih podatkov.
Na podlagi 118. člena ZUP se v odločbi odloči o stroških postopka. Organu v tem postopku posebni stroški niso nastali, stroške inšpekcijskega postopka, ki so bili nujni za ugotovitev dejstev, ki dokazujejo, da zavezanec krši zakon ali drug predpis, pa skladno s prvim odstavkom 31. člena ZIN trpi zavezanec, zato je tako odločeno v IV. točki izreka te odločbe.
Ta odločba je izdana po uradni dolžnosti in je na podlagi 22. člena Zakona o upravnih taksah (ZUT; Uradni list RS, št. 106/2010-UPB5, s sprem.) takse prosta.
Pouk o pravnem sredstvu:
Ta odločba je v upravnem postopku dokončna. Zoper njo po določbi 55. člena ZVOP-1 ni dovoljena pritožba, mogoč pa je upravni spor z vložitvijo tožbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni po prejemu te odločbe. Tožba se vloži pri pristojnem sodišču neposredno pisno ali se mu pošlje po pošti. Tožbi v dveh izvodih je treba priložiti to odločbo v izvirniku ali neoverjeno kopijo.
